Ladengeschäfte
Teil von Welche Zahlungsarten passen zum eigenen Ladengeschäft?
Kassenführung und TSE im Einzelhandel richtig zuordnen
Welche Pflichten gelten bei Kassenführung und TSE? TSE-Pflicht, Belegausgabe und Mitteilung nach § 146a AO mit Fristen und Pflichtangaben im Überblick.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Die TSE-Pflicht trifft elektronische Kassensysteme und Registrierkassen nach § 1 Absatz 1 KassenSichV, sofern sie über eine Kassenfunktion verfügen.
- Wer mit einem solchen System erfasst, muss den Beleg ausstellen, sofern keine Befreiung erteilt wurde.
- Die Mitteilung geht über Mein ELSTER; maßgeblich ist das Datum der Anschaffung, nicht die Erstnutzung.
Welche Systeme unterliegen der TSE-Pflicht?
Die KassenSichV beschreibt den Kreis genau: Elektronische Aufzeichnungssysteme sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen. Für diese Systeme verlangt § 146a Absatz 1 AO eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitlicher digitaler Schnittstelle, die die digitalen Aufzeichnungen sichert.
Ausdrücklich nicht als elektronische Aufzeichnungssysteme gelten unter anderem Fahrscheinautomaten und Fahrscheindrucker, Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten sowie Geld- und Warenspielgeräte. Die Finanzverwaltung präzisiert den Anwendungsbereich in den BMF-FAQ: Entscheidend ist die Kassenfunktion, also die Erfassung und Abwicklung von Barzahlungen. Ein System ohne Vor-Ort-Kassenfunktion benötigt keine TSE. Auch ein System mit zuschaltbarem Kassenmodul ist TSE-pflichtig, sobald der Nutzer die Funktion aktivieren kann, unabhängig von der tatsächlichen Nutzung.
Barzahlungsfunktion ist ausgeschlossen, wenn die installierte Software keine baren Zahlungsvorgänge ermöglicht. Das ist zu dokumentieren, etwa durch Herstellerbescheinigung. Aufladbare Kundenkarten sind Gutscheine und begründen Kassenfunktion, auch wenn sie nur unbar aufgeladen werden können.
Belegausgabepflicht und ihre Ausnahme
Die zweite Pflicht knüpft an dieselbe Erfassung an. Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle erfasst, hat dem Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang einen Beleg auszustellen und zur Verfügung zu stellen. Das ist die Belegausgabepflicht.
Der Gesetzestext enthält eine Öffnung für den Massenkundenverkehr. Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können die Finanzbehörden nach § 148 aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von der Belegausgabepflicht befreien. Diese Befreiung ist keine automatische Regel für jeden Laden, sondern eine behördliche Ermessensentscheidung, die widerrufen werden kann. Wer sich darauf beruft, sollte die eigene Erteilung schriftlich vorhalten. Das ist eine praktische Empfehlung, keine gesetzliche Formvorschrift.
Mitteilungsverfahren: Fristen und Angaben
Die Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO war zunächst ausgesetzt, weil die Übermittlung fehlte. Die elektronische Übermittlungsmöglichkeit wird über das Programm Mein ELSTER und die ERiC-Schnittstelle ab dem 1. Januar 2025 zur Verfügung gestellt. Das Mitteilungsverfahren steht seit diesem Datum bereit.
Für die Frist zählt die Anschaffung. Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme waren bis zum 31. Juli 2025 mitzuteilen. Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte oder außer Betrieb genommene Systeme sind innerhalb eines Monats mitzuteilen. Auch gemietete oder geleaste Systeme stehen angeschafften gleich. Bei jeder Mitteilung sind stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in einer einheitlichen Mitteilung zu übermitteln.
Pflichtangaben für die ELSTER-Meldung
Nach § 146a Absatz 4 Satz 1 AO gehören acht Angaben in den amtlich vorgeschriebenen Datensatz. Diese Liste lässt sich vor dem Start in Mein ELSTER abarbeiten.
| Nr. | Angabe | Typische Quelle im Betrieb |
|---|---|---|
| 1 | Name des Steuerpflichtigen | Stammdaten, Steuerbescheid |
| 2 | Steuernummer | Stammdaten, Finanzamt |
| 3 | Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung | TSE-Zertifikat, Herstellerangabe |
| 4 | Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems | Kassenmodell, Softwarebezeichnung |
| 5 | Anzahl der verwendeten Systeme | Inventarliste der Betriebsstätte |
| 6 | Seriennummer des Systems | Typenschild, Systemeinstellungen |
| 7 | Datum der Anschaffung | Rechnung, Leasingvertrag |
| 8 | Datum der Außerbetriebnahme | Ausmusterungsprotokoll |
Diese Tabelle ist eine Vorbereitungshilfe und kein amtliches Formular. Die Zuordnung der Einzelangaben zur konkreten Eingabemaske ergibt sich aus dem ELSTER-Verfahren selbst.
Reihenfolge beim Außerbetriebnehmen
Ein Punkt wird beim Ausmustern häufig übersehen. Bei der Mitteilung der Außerbetriebnahme ist die Anschaffung vorher mitzuteilen. Wer ein Altgerät ohne vorherige Anschaffungsmeldung stilllegt, muss also zuerst den Zugang nachholen und danach die Außerbetriebnahme.
Ein Beispiel ohne Gewähr: Ein Händler kauft am 10. September 2025 eine zweite Kasse und legt sie am 15. Oktober 2025 still. Die Anschaffungsmitteilung ist bis 10. Oktober 2025 zu erstatten und muss vor der Außerbetriebnahmemeldung erfolgen. Für die Außerbetriebnahme endet die Monatsfrist am 17. November 2025, da der 15. November 2025 ein Sonnabend ist und nach § 108 Absatz 3 AO der nächste Werktag zählt.
Für die Praxis bedeutet das: eine Systemliste je Betriebsstätte führen und jede Anschaffung sofort nachtragen. Diese Empfehlung stammt nicht aus dem Gesetz, sondern verhindert, dass die Monatsfrist unbemerkt verstreicht.
Häufige Fragen
Wann unterliegt ein einzelnes Gerät der TSE-Pflicht?
Maßgeblich ist § 1 Absatz 1 KassenSichV: Elektronische Aufzeichnungssysteme sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen. Das Gerät muss eine Kassenfunktion haben, also Barzahlungen ermöglichen. Maßgeblich ist, ob die installierte Software diese Funktion erlaubt, nicht die tatsächliche Nutzung. Aufladbare Kundenkarten gelten als Gutscheine und begründen Kassenfunktion, auch bei unbarer Aufladung.
Muss ich für jede Kasse einzeln melden?
Nein. Bei jeder Mitteilung sind alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in einer einheitlichen Mitteilung zu übermitteln.
Bis wann muss eine neu angeschaffte Kasse gemeldet werden?
Für ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme gilt: innerhalb eines Monats nach der Anschaffung.