Welche Zahlungsarten passen zum eigenen Ladengeschäft?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Bargeld bleibt an der Ladenkasse das meistgenutzte Zahlungsmittel, doch 2025 wurde erstmals mehr als die Hälfte aller Einkäufe bargeldlos bezahlt.
• Ein Zahlungsmix aus Bargeld, Girocard, Kreditkarte und mobilen Wallets deckt nahezu alle Kundengruppen ab.
• Jedes elektronische Kassensystem im Sinne des § 146a AO braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung und eine Meldung beim Finanzamt.
• Gebührenmodelle unterscheiden sich deutlich, deshalb lohnt sich eine eigene Rechnung mit dem tatsächlichen Kartenmix.

Zahlungsverhalten 2025: Woran sich der Zahlungsmix orientiert

Die Deutsche Bundesbank hat im Juni 2026 ihre Studie zum Zahlungsverhalten 2025 vorgelegt. Danach wurden 55 Prozent aller erfassten Einkäufe bargeldlos bezahlt. Bargeld kam auf 45 Prozent aller Zahlungen und blieb damit das häufigste einzelne Zahlungsmittel.

Die Debitkarte folgte mit 26 Prozent auf Platz zwei, wobei die Girocard die mit Abstand meistgenutzte Debitkarte war. Mobile Bezahlverfahren wie das Smartphone erreichten 10 Prozent aller Zahlungen. Das sind vier Prozentpunkte mehr als 2023, wie die Bundesbank-Studie zu bargeldlosen und mobilen Zahlungen zeigt.

Für Ladenbesitzer sind zwei Zahlen wichtiger als die Rangfolge. Bei 94 Prozent der Käufe vor Ort war eine Barzahlung möglich, bei 86 Prozent eine bargeldlose Zahlung. Etwa ein Viertel der Befragten konnte im Vormonat mindestens einmal nicht wie gewünscht bargeldlos bezahlen.

Wer an der Ladenkasse ausschließlich Bargeld annimmt, riskiert also, einen Teil der Kundschaft gar nicht zu bedienen. Wer Bargeld abschafft, trifft ältere Menschen, Personen mit gesundheitlichen Einschränkungen, geringem Einkommen oder wenig digitaler Erfahrung besonders stark. Diese Gruppen nutzten laut Studie häufiger Bargeld.

Apple Pay war 2025 das meistgenutzte mobile Bezahlverfahren an der Ladenkasse. In den Wallets der Befragten lagen meist Visa- und Mastercard-Karten. Diese Angaben helfen, die technische Ausstattung zu planen.

Was das für die Auswahl bedeutet

Bargeld ist für die meisten Läden praktisch unverzichtbar, weil es fast überall akzeptiert wird und einen erheblichen Teil der Kundschaft bedient. Ein Kartenlesegerät deckt Debit- und Kreditkarten ab, mobile Wallets laufen über dieselbe Kontaktlos-Schnittstelle. Ein separater QR-Code ist nur dann sinnvoll, wenn Sie eine bestimmte Zielgruppe damit zusätzlich erreichen.

Bargeld und Kartenzahlung im Kostenvergleich

Bargeld verursacht keine Transaktionsgebühren, aber Wechselgeldbestand, Zählaufwand und Wege zur Bank. Kartenzahlungen sind prozentual bepreist. Bei kleinen Beträgen fällt das kaum ins Gewicht, bei hohen Bons schon.

SumUp veröffentlicht für den umsatzbasierten Tarif eine Transaktionsgebühr von 1,39 Prozent für Vor-Ort-Zahlungen mit anderen Karten. Für Zahlungen mit einer persönlichen SumUp Karte nennt das Unternehmen 0,00 Prozent, wie der SumUp-Preisübersicht für Kartenzahlungen zu entnehmen ist.

PayPal Point of Sale berechnet nach eigener Angabe 1,39 Prozent pro Transaktion für Zahlungen mit Debit- und Kreditkarten vor Ort, kontaktlos eingeschlossen. Monatliche Gebühren fallen dort laut PayPal Point of Sale Preisangaben nicht an.

Wichtig ist der Bezugspunkt: Prozentgebühren beziehen sich auf den Umsatz, nicht auf den Gewinn. Ein Händler mit 30 Prozent Handelsspanne gibt bei 1,39 Prozent Gebühr rund fünf Prozent seiner Marge ab. Diese Rechnung ist ein Beispiel mit reinen Prozentwerten und keine allgemeine Kostenprognose.

Transparenz als Auswahlkriterium

Achten Sie darauf, ob Fehlzahlungen berechnet werden, wie Auszahlungen getaktet sind und ob Hardware gekauft oder gemietet wird. SumUp gibt an, fehlgeschlagene Zahlungen nicht in Rechnung zu stellen. Solche Konditionen sind Teil des Vergleichs, nicht nur der Prozentsatz.

Abo oder Umsatzgebühr: eine Beispielrechnung

SumUp Zahlungen Plus senkt die Gebühr für Vor-Ort-Zahlungen mit Verbraucherkarten, die im Europäischen Wirtschaftsraum ausgestellt wurden, auf 0,79 Prozent. Für außerhalb des EWR ausgestellte Karten sowie Firmen- und Premium-Karten einschließlich American Express bleiben 1,39 Prozent. Das Abo kostet laut SumUp Zahlungen Plus mit EWR-Bedingungen 19 € pro Monat oder 199 € pro Jahr.

Das folgende Rechenbeispiel ist eine Modellrechnung mit angenommenen Werten. Angenommen werden monatlich 4.000 € Kartenumsatz, der vollständig auf EWR-Verbraucherkarten entfällt. Hardware, Kartendaten und sonstige Kosten bleiben ausgeklammert.

• Umsatzbasierter Tarif: 4.000 € x 1,39 Prozent = 55,60 €
• Zahlungen Plus: 19 € Abo plus 4.000 € x 0,79 Prozent = 50,60 €
• Differenz: 5,00 € zugunsten von Zahlungen Plus

Bei diesem angenommenen Umsatz liegt der Vorteil des Abos bei rund fünf Euro im Monat. Er wächst mit dem Umsatz, weil jede zusätzliche Karte mit 0,79 statt 1,39 Prozent belastet wird. Die genannten Beträge sind publizierte Anbieterangaben ohne ausgewiesenen Umsatzsteuerstatus der Monatsgebühr.

Annahmen offenlegen

Der Vergleich gilt nur, wenn Ihr Kartenmix überwiegend aus EWR-Verbraucherkarten besteht. Ein nennenswerter Anteil an Firmen- oder Premium-Karten oder Karten von außerhalb des EWR bleibt bei 1,39 Prozent. Dann fällt der Abovorteil kleiner aus.

Mobile Zahlverfahren am Point of Sale

Beim mobilen Bezahlen sind Kunden- und Händlerseite zu unterscheiden. Apple Pay ist ein Wallet, mit dem Kunden nach Hinterlegung einer Kredit- oder Debitkarte in der Wallet-App bezahlen, wie SumUp auf seiner Tap-to-Pay-Seite erläutert. Für Händler ermöglicht SumUp Tap to Pay die Annahme kontaktloser Karten- und Wallet-Zahlungen direkt auf dem iPhone ohne separates Terminal.

Auf dem iPhone nennt SumUp als Voraussetzung die aktuelle iOS-Version und die kostenlose SumUp Business App. Für Android-Smartphones gibt SumUp an, dass sie über NFC verfügen und mindestens Android 11 ausführen müssen, ebenfalls mit der SumUp Business App.

Für Händler hängt die Gebühr vom jeweiligen Anbieter und Tarif ab. SumUp nennt auf seiner Tap-to-Pay-Seite im umsatzbasierten Tarif 1,39 Prozent Transaktionsgebühr ohne monatliche Kosten. Bei Zahlung mit einer persönlichen SumUp Karte fallen laut derselben Seite 0 Prozent Gebühren an. Diese Konditionen gelten für SumUp und sind kein allgemeiner Tarif für alle Wallets.

Anders funktionieren QR-Code-Verfahren wie PayPal QR-Codes. Der Händler erstellt den Code im PayPal-Geschäftskonto. Der Kunde scannt ihn mit der Handykamera oder der Funktion Scannen und Bezahlen in der PayPal-App und gibt den Betrag ein. Die Zahlung geht direkt auf das PayPal-Konto des Händlers, wie der PayPal QR-Code Überblick beschreibt.

Laut dieser PayPal-Seite ist für QR-Zahlungen keine zusätzliche Software oder Hardware nötig. Es fallen keine Monats- oder Einrichtungsgebühren an. Die Transaktionsgebühren variieren je nach Betrag und sind nicht mit dem SumUp-Kartentarif von 1,39 Prozent gleichzusetzen.

Wann sich ein QR-Code lohnt

Ein QR-Code ist sinnvoll, wenn Sie Zahlungen ohne Terminal annehmen möchten, etwa an einem mobilen Stand. Er ersetzt in diesem Fall die Karte, nicht das Kassensystem. Klären Sie vorab, ob die Zahlung mit der Kassenführung verknüpft ist.

Welche Zahlungsarten passen: Entscheidungstabelle und Meldepflicht

Die folgende Tabelle fasst die Abwägung nach typischen Kriterien zusammen. Die Einordnung ist eine praktische Orientierung und keine gesetzliche Vorgabe.

Kriterium	Bargeld	Girocard und Kreditkarte	Mobile Wallet
Erreichbare Kundengruppe	sehr hoch, auch ohne Konto	hoch	mittel bis hoch, wächst
Kosten je Zahlung	kein Prozentsatz	prozentual, je Tarif	je nach Anbieter und Kartentarif
Geeignet bei kleinem Bon	sehr gut	gut	gut
Geeignet bei großem Bon	gut, mit Kassenlogistik	sehr gut	sehr gut
Zusatzaufwand	Wechselgeld, Zählung, Bankweg	Terminal, Gebühren	SumUp Tap to Pay: kompatibles Smartphone und Anbieter-App

Für die meisten Ladengeschäfte ergibt sich daraus ein Mix aus Bargeld und Kartenzahlung. Bargeld sichert die Grundversorgung, Karten und Wallets decken den wachsenden bargeldlosen Anteil. Die Entscheidung über ein Abo hängt am eigenen Kartenumsatz, nicht an allgemeinen Empfehlungen.

Checkliste zur Kassenmeldung

Die folgenden Punkte betreffen Systeme, die unter § 146a AO fallen. Die Angaben stammen aus den gesetzlichen Meldedaten, die die Abgabenordnung zur Kassenführung und Mitteilung auflistet. Ob Ihr System darunter fällt, prüfen Sie anhand des tatsächlichen Funktionsumfangs.

• Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen
• Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
• Art und Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
• Seriennummer sowie Datum der Anschaffung
• Datum der Außerbetriebnahme, falls zutreffend

Nach § 146a Absatz 4 AO ist die Mitteilung innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme zu erstatten. Diese Frist ist im Gesetz genannt und keine Empfehlung.

Nicht jedes Gerät ist eine Kasse

Die Kassensicherungsverordnung legt in § 1 KassenSichV zum Anwendungsbereich fest, was als elektronisches Aufzeichnungssystem gilt. Erfasst sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. Ausgenommen sind unter anderem Fahrscheinautomaten, Geldautomaten sowie Waren- und Dienstleistungsautomaten.

Die Finanzverwaltung präzisiert den Anwendungsbereich in den BMF-FAQ: Ein System fällt unter § 146a AO, wenn es per installierter Software Barzahlungen erfassen kann, einschließlich einer durch Sie aktivierbaren Kassenfunktion. Auf die tatsächliche Nutzung kommt es nicht an. Kann vor Ort keine Barzahlung technisch erfolgen, müssen Sie dies dokumentieren, etwa durch eine Herstellerbescheinigung.

Beachten Sie, dass geladene Kundenkarten als Gutscheine gelten können. Auch wenn sie unbar aufgeladen werden, begründen sie eine Kassenfunktion. Ein reines Kartenterminal ohne solche Funktionen ist nicht allein wegen seiner Bezeichnung ausgenommen.

Häufige Fragen

Muss ich Bargeld annehmen?

Euro-Banknoten sind gesetzliches Zahlungsmittel und müssen grundsätzlich als Erfüllung einer Geldschuld angenommen werden. Nach Angaben der Bundesbank-FAQ zum Bargeld können die Parteien im Zivilrecht jedoch vor Vertragsabschluss ein bestimmtes Zahlungsmittel vereinbaren oder ausschließen, etwa durch einen Aushang an der Ladenkasse. Ohne solche vorherige Vereinbarung kann mit Bargeld gezahlt werden. Eine nachträgliche Annahmeverweigerung ist damit nicht gerechtfertigt.

Die Bundesbank-Studie zeigt jedoch, dass Bargeld an der Ladenkasse das meistgenutzte Zahlungsmittel bleibt und 80 Prozent der Befragten es für wichtig halten, weiter bar zahlen zu können. Für die Kundschaft ist Bargeldakzeptanz also ein relevantes Kriterium.

Wann lohnt sich das Abo von SumUp?

SumUp bewirbt Zahlungen Plus ab monatlich mindestens 3.500 € Zahlungsvolumen. Die eigene Modellrechnung in diesem Artikel zeigt, dass sich das Abo schon bei 4.000 € Kartenumsatz rechnerisch leicht rechnet, sofern der Umsatz überwiegend mit EWR-Verbraucherkarten anfällt. Bei hohem Anteil an Firmen- oder Premium-Karten fällt der Vorteil kleiner aus. Der Umsatzsteuerstatus der Monatsgebühr ist aus den Anbieterangaben nicht eindeutig.

Welche technische Sicherung braucht meine Kasse?

Nach § 146a Absatz 1 AO muss ein erfasstes elektronisches Aufzeichnungssystem über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Sie besteht aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitlicher digitaler Schnittstelle. Ob Ihr System darunter fällt, richtet sich nach den von der installierten Software unterstützten Funktionen, einschließlich einer durch Sie aktivierbaren Bargeldfunktion, nicht nur nach Gerätebezeichnung oder aktueller Nutzung.